Zapytaj prawnika – pytania i odpowiedzi 

 

Masz wątpliwości dotyczące zastosowań prawa pracy w czasie epidemii? Odpowiedzi na najważniejsze pytania udzieliła Magdalena Niziołek - doktor nauk prawnych i radca prawny, specjalizująca się w prawie administracyjnym, postępowaniu administracyjnym i sądowo-administracyjnym, administracji publicznej i samorządzie terytorialnym, a także w prawie cywilnym, w tym w odszkodowaniach od władzy publicznej za błędne decyzje i bezprawne działania lub zaniechania. 

 

1. Czy można zawrzeć ważną umowę bez kontaktu osobistego?

W celu stwierdzenia czy dana umowa może być w sposób ważny zawarta bez kontaktu osobistego, należy przede wszystkim ustalić czy w danym przypadku do ważności umowy wymagana jest dowolna forma czy też szczególna.

Zasada swobody umów i odstępstwa od niej

W świetle obowiązujących przepisów prawa umowa może być zasadniczo zawarta w dowolnej formie, ale przepisy narzucają szczególne formy umów w konkretnych sytuacjach. Jako obowiązkowa może być przewidziana forma pisemna z urzędowym poświadczeniem daty (tzw. data pewna), forma pisemna z urzędowym poświadczeniem podpisu (np. forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi), forma aktu notarialnego. Nie dochowanie obowiązku dotrzymania odpowiedniej formy skutkuje tym, że uważa się zobowiązanie za nieważne, tak jakby umowa w ogóle nie istniała. Również strony umowy mogą postanowić, że dokonanie przez nie oznaczonej czynności prawnej nastąpi w formie szczególnej (art. 76 kc).

Forma pisemna zwykła

Najczęstszą formą, w której zawierane są umowy jest forma zwykła pisemna. Minimalnym wymogiem, zgodnie z art. 78 kc, do zachowania formy pisemnej jest własnoręczny podpis.

Umowa zawarta w formie pisemnej może być zrealizowana także przez wymianę dokumentów:

• umowa zostaje zawarta poprzez wymianę dokumentów zawierających treść umowy, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron - umowa zostaje wówczas zawarta z chwilą dojścia do adresata ostatniego z podpisanych oświadczeń woli, a także
• możliwe jest zawarcie umowy poprzez wymianę dokumentów, z których każdy zawiera treść oświadczenia woli tylko tej strony, która go podpisała – umowa zostaje zawarta z chwila dojścia takiego oświadczenia do drugiej strony.

Oprócz formy pisemnej występują również forma dokumentowa i elektroniczna (art. 73 do 77 kc).

Forma dokumentowa

Dla zachowania formy dokumentowej konieczne jest aby oświadczenie woli osoby (osób) dokonującej czynności prawnej zostało zapisane na dokumencie w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej to oświadczenie woli. „Dokumentem” jest zgodnie z art. 77 kc każdy nośnik umożliwiający odczytanie zapisanych na nim informacji. Forma ta jest mniej restrykcyjną od formy pisemnej, bowiem nie wymaga własnoręcznego podpisania dokumentu. Przykładem dokonania czynności dokumentowej może być wyrażenie woli np. w formie e-mail lub sms, gdzie choć brak jest podpisu osoby, to jednak mamy do czynienia z oświadczeniem zapisanym na nośniku i możliwa jest identyfikacja autora oświadczenia. W przypadku zawierania umowy przez e-mail, istotnym jest określenie momentu zawarcia takiej umowy. Jeżeli jedna ze stron wysłała oświadczenie woli poprzez elektroniczny środek komunikacji, ważna będzie chwila wysłania go w ten sposób, aby druga strona mogła się z nim zapoznać. Druga strona umowy przez e-mail musi otrzymać oświadczenie w taki sposób, aby mogła się z nim zapoznać. Moment zawarcia umowy jest o tyle istotny, że od tego określonego czasu strony będą zobowiązane do wykonania umowy – a więc także będą mogły rozwiązać umowę tylko w określonych przypadkach. Taki dokument nie musi zawierać podpisu (własnoręcznego lub elektronicznego), jednakże nie ma przeszkód aby dokument tekstowy opatrzony był podpisem powielanym mechanicznie (np. facsimile, kopia faksowa, skan), w postaci dźwiękowej lub audiowizualnej, a także aby wiadomość elektroniczna (mailowa) została zakończona wpisem imienia i nazwiska składającego lub danymi pozwalającymi zidentyfikować składającego.

W przypadku tej formy istotne jest (dla uniknięcia wątpliwości), aby strony w sposób jasny i jednoznaczny wskazały na wolę zawarcia umowy w tej formie, a inna forma nie była przewidziana przez przepis szczególny np. jedna ze stron może w e-mailu załączyć plik z treścią umowy oraz oświadczyć, że poprzez taki mail chce zawrzeć umowę, natomiast druga strona może odpowiedzieć na taki e-mail, jednocześnie potwierdzając zawarcie załączonej umowy.

Forma elektroniczna

Z kolei, jak to wynika z art. 781 § 1 kc, elektroniczna forma czynności polega na ujawnieniu woli w postaci elektronicznej (a więc z użyciem urządzenia elektronicznego), a także na podpisaniu oświadczenia woli bezpiecznym podpisem elektronicznym. Tak więc dokonanie czynności w formie elektronicznej może być dokonane jedynie przez osobę, która dysponuje bezpiecznym podpisem elektronicznym. Bezpieczny podpis elektroniczny musi być weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem przypisanym do użytkownika. Podpis musi być składany przy pomocy bezpiecznego urządzenia do składania podpisu, a ponadto jego prawdziwość musi być zagwarantowana przez podmiot trzeci świadczący usługi certyfikacyjne związane z podpisem elektronicznym. Wysłanie oświadczenia woli w formie dokumentu drogą elektroniczną (poprzez e-mail) nie oznacza dochowania formy elektronicznej. Niezbędny dla zachowania tej formy jest bezpieczny podpis elektroniczny. Zgodnie z art. 781 § 1 kc, oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoznaczne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. W przypadku jednak gdy przepisy prawa wymagają do ważności umowy innej formy szczególnej np. aktu notarialnego, czy też formy pisemnej z poświadczonymi podpisami, nie jest dopuszczalne złożenie elektronicznego oświadczenia woli.

Podsumowanie

Wprowadzone środki bezpieczeństwa związane z epidemią COVID-19 utrudniają w praktyce zawieranie umów, niemniej co do zasady nie uniemożliwiają obrotu prawnego. W takiej sytuacji pomocna będzie zwłaszcza możliwość zawierania umów w opisanej wyżej formie dokumentowej (o ile inna forma nie została zastrzeżona przez ustawę lub strony) oraz wymiana dokumentów zawierających złożone przez strony oświadczenia woli.
 

2. Czy w związku z epidemią pracodawca może nakazać pracownikowi wziąć urlop?

Żaden przepis nie pozwala na przymuszenie pracownika przez pracodawcę do wzięcia urlopu, czy to wypoczynkowego, czy bezpłatnego, z powodu koronawirusa. Oczywiście, jeżeli pracownik się na to zgodzi, to takie rozwiązanie za zgodnym porozumieniem stron jest możliwe.

Urlop bezpłatny jest udzielany na wniosek pracownika, a urlop wypoczynkowy ustala się w porozumieniu z pracownikiem, na jego wniosek. Urlop jest świadczeniem, którego pracodawca udziela w porozumieniu z pracownikiem. Wyjątek stanowią tzw. urlop zaległy (art. 168 kp) lub urlop w okresie wypowiedzenia (art. 1671 kp), kiedy to pracodawca może jednostronnie zdecydować o tym, że pracownik wykorzysta urlop. W każdym innym przypadku urlopu udziela się na wniosek pracownika.

Zaplanowanych już dni urlopowych nie muszą także wykorzystywać pracownicy, którzy w okresie urlopu zachorują lub będą przebywać na odosobnieniu związanym z koronawirusem, np. zostaną skierowani na kwarantannę domową (art. 165 i art. 166 kp). W pozostałych sytuacjach niż te wyżej opisane można poprosić pracodawcę o anulowanie urlopu i poszukać wspólnie rozwiązania, które będzie korzystne dla pracownika i pracodawcy.

Trzeba też zaznaczyć, że pracodawca może odwołać pracownika z trwającego urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z art. 167 kp, pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Należy również pamiętać, że pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 81 § 1 kp).

 

3. Jaką pomoc ze specustawy koronawirusowej może uzyskać przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i co należy zrobić by ją uzyskać?

W ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych („specustawa koronawirusowa”) przewidziano różne rodzaje wsparcia dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Poniżej przedstawiono trzy wybrane rodzaje tego wsparcia.

Zwolnienie ze składek ZUS na 3 miesiące (art. 31zo i 31zp specustawy koronawirusowej)

Jeśli przedsiębiorca wykonywał działalność pozarolniczą przed 1 lutego 2020 r. i opłacał składki na własne ubezpieczenia lub był płatnikiem składek przed tą datą i zgłosił do ubezpieczeń społecznych mniej niż 10 osób na 29 lutego 2020 r. może złożyć do ZUS wniosek o zwolnienie z opłacania składek za 3 miesiące - od 1 marca do 31 maja 2020 r. Zwolnienie dotyczy składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych. Wniosek należy złożyć do 30 czerwca 2020 r. Wniosek można przekazać:

1.   drogą elektroniczną:

• przez PUE ZUS,
• przez gov.pl,

2.   za pośrednictwem poczty,

3.   osobiście w placówce ZUS – do skrzynki na dokumenty (bez kontaktu z pracownikiem ZUS).

Przychód z działalności w pierwszym miesiącu, za który jest składany wniosek, nie może przekroczyć kwoty 15.681 zł, tj. 300% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia brutto. Warunkiem zwolnienia z obowiązku opłacania należności z tytułu składek, o których mowa w art. 31zo, jest przesłanie deklaracji rozliczeniowych lub imiennych raportów miesięcznych należnych za marzec, kwiecień i maj 2020 r. nie później niż do dnia 30 czerwca 2020 r., chyba że płatnik składek zwolniony jest z obowiązku ich składania.
Uwaga: Warunkiem skorzystania ze zwolnienia z opłacania składek jest także brak występowania zadłużenia w ZUS. Chodzi o przedsiębiorców, którzy w dniu 31 grudnia 2019 roku znajdowali się w trudnej sytuacji i posiadali oni nieuregulowane należności - w tym m.in. składki pobierane przez ZUS. Nie jest to uregulowane bezpośrednio przepisami specustawy koronawirusowej, lecz wynika to z komunikatu wydanego przez Komisję Europejską w sprawie tymczasowych środków pomocy państwa w celu wsparcia gospodarki w kontekście trwającej epidemii COVID-19 (2020/C 91 I/01 z 20.03.2020 r.).

Świadczenie postojowe (art. 15zq do 15zs specustawy koronawirusowej):

Warunki otrzymania świadczenia postojowego w wysokości 2.080 zł:

• rozpoczęcie prowadzenie działalności gospodarczej przed 1 lutego 2020 r. (działalność nie została zawieszona),
• przychód uzyskany w miesiącu przed miesiącem, w którym złożony został wniosek o świadczenie postojowe:

     a)    był o co najmniej 15% niższy od przychodu uzyskanego w miesiącu poprzedzającym,
     b)    nie przekroczył kwoty wyliczonej jako 300% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia brutto w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale,

• prowadzenie działalności gospodarczej nastąpiło przed 1 lutego 2020 r., ale działalność została zawieszona po 31 stycznia 2020 r. i przychód uzyskany w miesiącu przed miesiącem, w którym został złożony wniosek o świadczenie postojowe, nie przekroczył kwoty wyliczonej jako 300% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia brutto w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale,
• brak innego tytułu do ubezpieczeń społecznych,
• zamieszkiwanie na terytorium Polski i posiadanie obywatelstwa RP lub posiadanie prawa czasowego lub stałego pobytu na terytorium RP.
• Świadczenie postojowe w wysokości 1.300 zł przedsiębiorca otrzyma, jeśli:
• rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej przed 1 lutego 2020 r. i rozlicza podatek kartą podatkową oraz jest zwolniony z opłacania podatku VAT,
• nie ma innego tytułu do ubezpieczeń społecznych,
• mieszka na terytorium Polski i jest obywatelem RP lub ma prawo czasowego lub stałego pobytu na terytorium RP.
• Aby otrzymać świadczenie postojowe należy złożyć do ZUS wniosek RSP-D. Wnioski o świadczenie postojowe mogą być złożone do ZUS najpóźniej w terminie 3 miesięcy od miesiąca, w którym został zniesiony ogłoszony stan epidemii. Wniosek można przekazać:
• drogą elektroniczną przez PUE ZUS,
• za pośrednictwem poczty,
• osobiście w placówce ZUS – do skrzynki na dokumenty (bez kontaktu z pracownikiem ZUS).

 

Dofinansowanie części kosztów prowadzenia działalności gospodarczej (art. 15zzc specustawy koronawirusowej)

Starosta może, na podstawie zawartej umowy, przyznać przedsiębiorcy będącemu osobą fizyczną niezatrudniającemu pracowników, dofinansowanie części kosztów prowadzenia działalności gospodarczej w przypadku spadku obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19. Osoba fizyczna niezatrudniająca pracowników musi prowadzić działalność gospodarczą przez co najmniej rok poprzedzający dzień złożenia wniosku o dofinansowanie. Należy wykazać spadek obrotów wynikający z porównania dowolnych 2 kolejnych miesięcy przypadających w okresie między 1 stycznia 2020 r. a dniem złożenia wniosku, do 2 analogicznych miesięcy w 2019 r. Dokumenty należy złożyć do Powiatowego Urzędu Pracy, właściwego ze względu na miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, w postaci elektronicznej za pomocą portalu Praca.gov.pl lub w postaci papierowej.

Dofinansowanie może być przyznawane w przypadku spadku obrotów o:

1)    co najmniej 30% – w wysokości 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia miesięcznie,
2)    co najmniej 50% – w wysokości 70% kwoty minimalnego wynagrodzenia miesięcznie,
3)    co najmniej 80% – w wysokości 90% kwoty minimalnego wynagrodzenia miesięcznie.

 

 

Jeśli masz więcej pytań - pisz śmiało: promocja@uo.uw.edu.pl lub skontaktuj się z nami za pośrednictwem portalu Facebook.